文書電子化サービスとは
文書電子化とは、紙ベースの契約書や申込書等の書類や図面などをデジタルデータに変換することです。
e-文書法によって、財務・税務関係の帳票類や取締役会議事録など、商法（及びその関連法令）や税法で保管が義務づけられている文書について、紙文書だけでなく電子化された文書ファイルでの保存が認められるようになりました。（※１）
文書・帳票類の保管等ににかかるコストが軽減され、企業間取引の電子化にいっそう拍車がかかるものと期待されています。（※２）
※１ 一定の条件があります。
※２ これまで通り、紙文書としての保管が義務づけられているものもあります。
お客様の課題
●業務上、多くの紙文書が発生し、紙文書の保有コストが増大。
●現状の業務が紙文書での運用の為、情報共有・利活用しづらい。
●紙文書が氾濫し、検索に時間がかかっている。
●重要文書が紙原本のみでBCP対策上不安。
サービス概要（課題解決の方法）
●契約書や図面など、用途に応じてさまざまな紙文書を電子化。
●必要に応じてホッチキス外しなどの前処理から解体した製本の復元までをトータルで実施。
●検索の為の属性（キーワード）も併せて入力。
●電子化した文書の効果的な管理・活用方法を策定。
●文書管理システム導入を見据えた電子化を支援。
文書電子化導入のメリット
スペースの有効活用
紙文書を減らすことにより、倉庫スプースの削減やオフィススペースを有効活用できます。
情報の一元化、共有化
紙の文書では難しかった情報の共有や検索時間の大幅短縮が実現し、業務効率が向上します。
セキュリティレベルの向上
柔軟なセキュリティ設定が可能となり、情報漏えいリスクを軽減できます。
リスク管理レベルの向上
電子化した文書をバックアップとすることにより、汚損、紛失防止のほかBCP対策を実現できます。
|
|
|